LAVORA CON NOI/POSIZIONI APERTE

(Rif. HRM2_2023_APE)

Contratto a tempo indeterminato

Modalità di lavoro mista (presenza e lavoro agile)

Posizione

La persona selezionata sarà inserita nell’Area Amministrazione del Personale della Funzione Human Resources & Management, presso la sede RSE di Milano, e incaricata delle seguenti attività/funzioni di segreteria per i processi e gli atti amministrativi del personale:

• gestione e cura di archivi cartacei e/o digitali del personale (in particolare: predisposizione e cura dei fascicoli personali dei dipendenti, archivio della documentazione relativa alla gestione di Presenze e Trasferte del personale);
• creazione e gestione tramite il sistema documentale aziendale di protocolli per atti, comunicazioni e/o documenti interni ovvero in entrata/uscita;
• compilazione (eventualmente anche automatica e massiva, tramite la funzione “stampa unione” di Word) e distribuzione tramite sistema documentale di lettere per comunicazioni ai dipendenti;
• compilazione e invio di lettere per comunicazioni con gli Enti;
• predisposizione tramite il sistema informativo aziendale di richieste di acquisto per la Funzione;
• controllo e smistamento della posta in entrata;
• controllo della casella di posta elettronica certificata;
• predisposizione e invio di lettere raccomandate;
• gestione di richieste di acquisto, ordini e relative ricezioni tecniche tramite sistema gestionale aziendale (ERP aziendale).

La selezione è rivolta a candidati di ambo i sessi.

Nel testo seguente i termini candidato/i declinati al maschile sono da intendersi come neutri rispetto al genere.

Profilo ricercato (requisiti minimi)

Il candidato dovrà aver conseguito un diploma di scuola superiore, e maturato un’esperienza lavorativa specifica nel ruolo (vedi descrizione della Posizione).

È richiesta:

• esperienza nella gestione di archivi del personale;
• buona conoscenza degli applicativi Office Automation (in particolare Word, Excel, Outlook) con riferimento ad attività nell’ambito dell’Amministrazione del Personale;
• sufficiente dimestichezza nell’uso di sistemi documentali e informativi aziendali, con riferimento alla gestione delle azioni specifiche sopra descritte.

Sono inoltre richieste:

• riservatezza;
• efficienza;
• attenzione, precisione e accuratezza;
• capacità di relazionarsi positivamente con i colleghi.

Ulteriori elementi di interesse (requisiti preferenziali)

A parità di valutazione sugli elementi del profilo richiesti (requisiti minimi), potrà costituire titolo preferenziale la conoscenza del software di gestione documentale ArXivar.

Tipologia di profilo

Il profilo ricercato deve aver maturato un’esperienza nel ruolo di massimo un anno. La retribuzione annua lorda (RAL) offerta potrà variare indicativamente tra un minimo di 33.000,00 € e un massimo di 37.000,00 €.

Termine per l’invio delle candidature

Potranno essere prese in considerazione esclusivamente le candidature trasmesse entro e non oltre il 24/08/2023, data di chiusura del presente bando.

Potranno essere prese in considerazione esclusivamente le candidature che, all’interno del CV, conterranno anche l’attestato del titolo di studi qualora già conseguito.

Processo di selezione

Il processo di selezione per il profilo “Addetto a funzioni di segreteria per l’Area Personale” prevede lo svolgimento di una prova scritta (in italiano, indicativamente della durata massima di un’ora), volta a verificare il livello di possesso di conoscenze e/o competenze richieste per la posizione offerta.

I candidati che in base all’esame del CV trasmesso con la propria candidatura saranno ammessi alla prova scritta riceveranno tramite mail, entro una settimana dalla chiusura del bando, indicazioni relative alle specifiche modalità di partecipazione e svolgimento della prova, che sarà erogata a distanza su piattaforma Moodle e-learning RSE. Ai candidati ammessi a partecipare alla prova scritta potrà essere richiesto di trasmettere a RSE un documento di identità, al fine di consentire il loro riconoscimento prima dello svolgimento della prova stessa.

Solo qualora il numero dei candidati ammissibili all’iter di selezione risulti inferiore a 15, RSE si riserva di valutare il passaggio diretto alla fase a colloqui, quindi la cancellazione della prova scritta.

Il punteggio minimo per il superamento della prova scritta e l’accesso alla successiva fase a colloqui della selezione è fissato in 24/30.

Qualora il numero dei candidati che raggiungono un punteggio maggiore o uguale a 24 risultasse inferiore a 10, RSE si riserva la facoltà di ammettere alla successiva fase a colloqui i primi candidati non ammessi in graduatoria, fino al raggiungimento di un numero massimo di 10 (salvo eventuale ex aequo nell’ultima posizione utile).

Il punteggio conseguito nella prova scritta e l’ammissione o meno alla fase successiva della selezione saranno comunicati ad ogni candidato nei giorni successivi al test.

I candidati invitati a proseguire l’iter di selezione completeranno tale iter partecipando a due successivi colloqui: un colloquio attitudinale e uno tecnico, dedicati all’ulteriore accertamento dei requisiti.

Il punteggio ottenuto nella prova scritta non concorrerà alla formazione della graduatoria finale della selezione.

Le valutazioni del colloquio attitudinale e tecnico hanno rispettivamente un peso pari a 40/100 e 60/100.

Nel caso in cui la raccolta di candidature risulti difficoltosa attraverso gli strumenti e i canali normalmente utilizzati da RSE, ovvero nel caso in cui il numero di candidature sia superiore a 50, RSE si riserva la facoltà di avvalersi del supporto di Società specializzate nella ricerca e selezione di personale. Tali Società potranno essere incaricate per lo svolgimento dell’intero procedimento di selezione (anche attraverso iter che possono in parte differire da quello previsto in caso di gestione diretta, sopra descritto) ovvero per una preselezione e, quindi, una riduzione del numero dei candidati entro una soglia ottimale per lo svolgimento della selezione stessa.

Esiti del processo, pubblicazione e attivazione della graduatoria finale

In ogni fase del processo, RSE comunicherà a ciascun candidato l’ammissione o meno alle fasi successive dell’iter previsto per la selezione.

RSE provvederà altresì a pubblicare graduatoria ed esito finale della procedura sul sito internet aziendale nell’apposita sezione “Società trasparente”.

La graduatoria pubblicata non costituisce alcun impegno all’assunzione da parte della Società, che potrà liberamente rinunciare, in qualsiasi momento, a concludere la procedura avviata.

Nel caso in cui la Società decida di procedere all’effettiva copertura del posto per il quale la selezione è stata indetta, attingerà dalla graduatoria finale dei candidati risultati idonei per tale specifico profilo, secondo l’ordine di scorrimento.

La graduatoria sarà, in tale caso, mantenuta valida per un periodo massimo di 24 mesi al solo fine di:

• coprire l’eventuale successiva vacanza del medesimo posto attribuito, che si venga a determinare a qualsiasi titolo (dimissioni, mancato superamento del periodo di prova, licenziamento o altra causa);
• permettere l’inserimento di ulteriori risorse per il medesimo profilo (che prevedano cioè lo svolgimento di identiche funzioni e l’assegnazione di uguali mansioni a quelle per il quale la selezione è stata indetta).

I candidati presenti nella graduatoria finale sono pertanto avvertiti di informare RSE in caso di variazione dei propri recapiti.

Resta nella libera e discrezionale facoltà della Società la possibilità di attingere alla stessa graduatoria formata, per il medesimo termine massimo di 24 mesi, anche per la copertura di diversi posti che si rendano vacanti a qualsiasi titolo, per i quali siano richiesti i medesimi requisiti e che prevedano lo svolgimento di funzioni similari e l’assegnazione di mansioni analoghe a quelle per il quale la selezione è stata indetta.