Il presente rapporto illustra in sintesi l’attività svolta dal 2001 al 2003 nell’ambito del progetto DIFFONDI (Diffusione Risultati) e sottoprogetto GED della Ricerca di Sistema. L’obiettivo primario del sottoprogetto è stato quello di fornire uno strumento avanzato che consentisse il trattamento elettronico della documentazione prodotta nell’ambito dei progetti della Ricerca di Sistema. Le funzionalità contenute nell’applicazione software denominata GEDRdS sono state definite a valle di una ampia indagine conoscitiva focalizzata su: • struttura, informazioni descrittive, stati di lavorazione, grado di riservatezza dei progetti, dei sottoprogetti e dei relativi documenti; • figure coinvolte e loro ruolo nel processo di redazione, autorizzazione e pubblicazione dei progetti, dei sottoprogetti e dei relativi documenti. Per la realizzazione dell’applicazione è stata scelta la tecnologia software Hummingbird DocsFusion specializzata nel trattamento elettronico dei documenti, conforme agli standard Internet e inclusiva di tutte le funzioni elementari previste dalla specifica tecnica del sottoprogetto. Quindi non un software pronto per essere utilizzato, ma tante funzioni elementari integrabili nell’applicazione software da realizzare. È quanto è stato fatto. Per l’esercizio dell’applicazione GEDRdS è stato messo a disposizione e mantenuto dal CESI un ambiente hardware e software adatto ad ospitare l’applicazione e garante di un adeguato livello e continuità di servizio. Terminata l’applicazione, sono stati reperiti tutti i documenti prodotti e per ciascuno di essi sono state verificate e in molti casi completate le informazioni descrittive. È stata fatta anche una omogeneizzazione dei formati di codifica dei files, cercando di ricondurli essenzialmente a due formati: Microsoft Word per la redazione dei documenti e Adobe PDF per la loro archiviazione e diffusione. Terminata questa onerosa attività, è stata realizzata una procedura software che ha consentito di importare nell’archivio documentale RdS i documenti e le rispettive informazioni descrittive. Al termine del sottoprogetto, tecnici opportunamente selezionati hanno condotto la verifica che le funzionalità contenute nell’applicazione GEDRdS fossero rispondenti alla specifica tecnica, e con l’occasione è stato redatto il manuale di utilizzo dell’applicazione software. I principali beneficiari dello strumento sono:

• gli operatori della RdS per condividere i documenti prodotti, anche a distanza, in tempo reale, in modo riservato e notevolmente avanzato rispetto ai normali strumenti di scambio informazioni (es. posta elettronica); • i capi progetto RdS per controllare in modo efficace lo stato di avanzamento dei rispettivi progetti di ricerca ed accedere al trattamento dei relativi documenti; • l’Autorità dell’Energia Elettrica e del Gas per seguire direttamente lo svolgimento delle attività di ricerca, consultando in tempo reale i documenti prodotti; • tutti gli operatori della comunità scientifica della Ricerca di Sistema per mantenersi aggiornati sul rilascio dei risultati dei progetti di interesse.