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Specifiche funzionali per il trattamento elettronico dei documenti redatti nell’ambito dei progetti della Ricerca di Sistema (rev. 1)

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Specifiche funzionali per il trattamento elettronico dei documenti redatti nell’ambito dei progetti della Ricerca di Sistema (rev. 1)

CESI FIN-A2/041380 Pag.1/9 CESI Via R. Rubattino 54 Capitale sociale 8 550 000 Euro Registro Imprese di Milano Centro Elettrotecnico 20134 Milano – Italia interamente versato Sezione Ordinaria Sperimentale Italiano Telefono +39 022125.1 Codice fiscale e numero N. R.E.A. 429222 Giacinto Motta SpA Fax +39 0221255440 iscrizione CCIAA 00793580150 P.I. IT00793580150 www.cesi.it Cliente: Ricerca di Sistema Oggetto: Specifiche funzionali per il trattamento elettronico dei documenti redatti nell’ambito dei progetti della Ricerca di Sistema (rev. 1) Ordine: Contratto CESI 70/00307 Note: DIFFONDI/GED/2002/02 senza l’autorizzazione scritta del CESI questo documento può essere riprodotto solo integralmente N. pagine: 9 N. pagine fuori testo: 0 Data: 30 Dicembre 2002 Elaborato: CESI – FIA Enzo Piazzardi Verificato: CESI – FPQ Nicoletta Boattini Approvato: CESI – FIA Anna Rosa Tiramani

Rapporto CESI FIN-A2/041380 Pag.2/9 © Copyright 2002 by CESI. All rights reserved – Activity code: 31445H Keywords: 12000H, 28150P, 54000V Indice 1 OGGETTO E SCOPO…………………………………………………………………………………………………………………….3 2 IL PROGETTO RdS……………………………………………………………………………………………………………………….3 3 IL SOTTOPROGETTO RdS…………………………………………………………………………………………………………..3 4 AREE TEMATICHE………………………………………………………………………………………………………………………4 5 TIPOLOGIE DI DOCUMENTI ………………………………………………………………………………………………………4 6 DOCUMENTI DI TIPO SPR, SAP, SPP, ADO, ES, RAP………………………………………………………………….5 7 DOCUMENTI DI TIPO ALLEGATO……………………………………………………………………………………………..5 8 STRUTTURA DEI DOCUMENTI…………………………………………………………………………………………………..5 9 STATI DI UN DOCUMENTO…………………………………………………………………………………………………………6 10 RISERVATEZZA DEI DOCUMENTI …………………………………………………………………………………………….6 10.1 IDENTIFICAZIONE UTENTI ……………………………………………………………………………………………………………6 10.2 RUOLI DEGLI UTENTI ………………………………………………………………………………………………………………….6 10.3 RISERVATEZZA DEI DOCUMENTI…………………………………………………………………………………………………..7 11 FLUSSO TIPICO DI GESTIONE DEI DOCUMENTI……………………………………………………………………..7 12 DIVULGAZIONE DELLE INFORMAZIONI………………………………………………………………………………….8 12.1 RICERCA E VISUALIZZAZIONE DI UN DOCUMENTO (FILE)………………………………………………………………….8 12.2 RICERCA E VISUALIZZAZIONE DI UN PROGETTO………………………………………………………………………………8

Rapporto CESI FIN-A2/041380 Pag.3/9 STORIA DELLE REVISIONI Numero revisione Data Protocollo Lista delle modifiche e/o dei paragrafi modificati 0 10/10/2001 A1/033129 Prima emissione 1 30/12/2002 A2/041830 Modificati 1 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 1 OGGETTO E SCOPO Sviluppo di una applicazione che con l’ausilio del sistema software Hummingbird DOCSFusion consenta con un web browser di gestire la documentazione redatta nel corso di un progetto della Ricerca di Sistema (RdS). 2 IL PROGETTO RdS L’applicazione software deve descrivere ogni progetto RdS con le seguenti informazioni: – Acronimo univoco – Titolo – Società referente del progetto – Struttura organizzativa (sigla) della società referente del progetto – Anno di inizio – Anno di termine – Area tematica associata – Obiettivi 3 IL SOTTOPROGETTO RdS Ogni progetto RdS è normalmente composto da sottoprogetti che l’applicazione software deve descrivere con le seguenti informazioni: – Acronimo (univoco nell’ambito del progetto di riferimento) – Acronimo del progetto di riferimento – Titolo – Anno di inizio – Anno di termine – Società referente del sottoprogetto – Struttura organizzativa (sigla) della società referente del sottoprogetto – Tema (opzionale) associato al sottoprogetto in aggiunta all’Area Tematica del progetto – Sottotema (opzionale) associato al sottoprogetto in aggiunta al Tema del sottoprogetto – Obiettivi

Rapporto CESI FIN-A2/041380 Pag.4/9 4 AREE TEMATICHE I progetti ed i sottoprogetti sono raggruppati per argomenti (aree tematiche) predefiniti che si sviluppano su 3 livelli gerarchici: – (livello 1) Aree RdS (es. Interazione del SE con l’ambiente); – (livello 2) Ogni area è suddivisa in più Temi (es. campatibilità ambientale); – (livello 3) Ogni tema è suddiviso in più SottoTemi (es. cambiamenti climatici); Ad ogni progetto deve essere associata un’area tematica di livello 1. A ciascuno dei relativi sottoprogetti sarà quindi associata la stessa Area Tematica e (nell’ordine, se esistono) un Tema ed un Sottotema. 5 TIPOLOGIE DI DOCUMENTI I documenti tipici prodotti nell’ambito di un progetto RdS sono i seguenti: – Scheda Progetto (SPR) : si tratta di uno o più documenti normalmente in formato Microsoft Word oppure Adobe PDF che possono contenere documenti di tipo SAP, SPP, ADO, Allegato in vari formati. Il documento SPR può essere redatto in più revisioni, ciascuna protocollata ufficialmente, tutte conservate nell’archivio RdS. – Stato Avanzamento Progetto (SAP) : si tratta di uno o più documenti normalmente in formato Microsoft Word oppure Adobe PDF che possono contenere documenti di tipo SPR, SPP, ADO, Allegato in vari formati. Ogni documento SAP può essere redatto in più revisioni, ciascuna protocollata ufficialmente, delle quali solo l’ultima viene conservata nell’archivio RdS. – Scheda Programmazione dettaglio Progetto (SPP) : si tratta di uno o più documenti normalmente in formato Microsoft Word oppure Adobe PDF che possono contenere documenti SPR, SAP, ADO, Allegato in vari formati. Ogni documento SPP può essere redatto in più revisioni, ciascuna protocollata ufficialmente, delle quali solo l’ultima viene conservata nell’archivio RdS. – Altro Documento (ADO) : si tratta di uno o più documenti normalmente in formato Microsoft Word oppure Adobe PDF ciascuno dei quali può contenere documenti SPR, SAP, SPP, Allegato in vari formati. Ogni documento ADO può essere redatto in più revisioni, ciascuna protocollata ufficialmente, delle quali solo l’ultima viene conservata nell’archivio RdS. – Rapporto (RAP) : si tratta di uno o più documenti normalmente in formato Microsoft Word oppure Adobe PDF ciascuno dei quali è composto da un documento Executive Summary e da un documento base con eventuali documenti Allegato di vari formati. Ogni documento RAP può essere redatto in più revisioni, ciascuna protocollata ufficialmente, delle quali solo l’ultima viene conservata nell’archivio RdS. – Executive Summary (ES) : si tratta di un documento senza allegati, normalmente in formato Microsoft Word oppure Adobe PDF. – Allegato (ALL) : si tratta di uno o più documenti di vari formati elettronici (Microsoft Word, Adobe PDF, GIF, JPG, TIFF, Autodesk DWG, ecc.) che possono contenere a loro volta altri documenti Allegato.

Rapporto CESI FIN-A2/041380 Pag.5/9 6 DOCUMENTI DI TIPO SPR, SAP, SPP, ADO, ES, RAP Ogni documento di questi tipi deve essere descritto dalle seguenti informazioni: – Acronimo del progetto o del sottoprogetto di riferimento – Tipo documento – Titolo – Autori nel formato “N. Cognome” (iniziale puntata del nome, spazio bianco e cognome) separati da virgola e uno spazio – Società di appartenenza degli autori – Revisione (inizialmente 00) – Indicatore se il documento è Riservato – Anno di emissione – Protocollo aziendale – Legame con eventuali Allegati – Note. Annotazioni varie. 7 DOCUMENTI DI TIPO ALLEGATO Ogni Allegato di un documento SPR, SAP, SPP, ADO, RAP e ALL deve essere descritto dalle seguenti informazioni: – Acronimo del progetto o del sottoprogetto di riferimento – Identificatore del documento di riferimento – Protocollo del documento di riferimento – Tipo documento – Titolo – Autori nel formato “N. Cognome” (iniziale puntata del nome, spazio bianco e cognome) separati da virgola e uno spazio, quando diversi da quelli del documento di riferimento – Società di appartenenza degli autori, quando diversi da quelli del documento di riferimento – Anno di emissione – Protocollo aziendale, quando diverso da quello del documento di riferimento – Indicatore se il documento è Riservato – Legami con eventuali documenti Allegato – Note per annotazioni varie. 8 STRUTTURA DEI DOCUMENTI I documenti hanno la seguente struttura: Allegato Allegato Allegato SPR, SAP Allegato Allegato Allegato SPP, ADO Allegato Rapporto Allegato Allegato Executive summary

Rapporto CESI FIN-A2/041380 Pag.6/9 9 STATI DI UN DOCUMENTO Per ogni documento, occorre prevedere i seguenti stati: 1. Bozza. È lo stato che permette agli operatori di un progetto o sottoprogetto della RdS di condividere un documento per il suo trattamento: consultazione, modifica, cancellazione. Pertanto è lo stato che assume ogni documento quando viene inserito nell’archivio RdS in un formato comprensibile al sistema documentale. 2. Ufficiale. È lo stato che permette agli operatori di un progetto o sottoprogetto della RdS di consolidare il documento, già presente in archivio in stato di bozza, quando viene rilasciato ufficialmente. Da quel momento, il documento non può più essere modificato ma rimane archiviato e disponibile per consultazione. Per ragioni di manutenzione, deve essere consentito che un documento ufficiale possa essere ricondotto nello stato di bozza. 3. Pubblicato. È lo stato che corrisponde al caricamento nell’archivio del documento in formato Adobe PDF affinché sia consultabile dalla comunità della RdS. 10 RISERVATEZZA DEI DOCUMENTI La riservatezza dei documenti viene garantita da tre livelli di protezione: l’identificazione degli utenti, un ruolo associato a ciascun utente ed un codice di riservatezza associabile ad ogni documento. 10.1 Identificazione utenti L’identificazione dell’utente avviene per mezzo di due codici personali: username e password memorizzati nel sistema documentale. Questo meccanismo garantisce all’applicazione di riconoscere l’utente collegato. Deve essere inoltre previsto un particolare utente non identificato (anonimo) che potrà accedere alle informazioni e ai documenti pubblicamente consultabili. 10.2 Ruoli degli utenti Ogni utente collegato all’archivio dei progetti e dei documenti della RdS verrà associato ad un ruolo applicativo, fra i seguenti: Amministratore : uno o più utenti identificati che possono operare su tutti i progetti ed i documenti, utilizzando tutte le funzionalità messe a disposizione dall’applicazione software; Referente : uno o più utenti identificati che possono operare sull’intero progetto; Esecutore : uno o più utenti identificati che possono operare sull’intero sottoprogetto; Committente : uno o più utenti identificati che possono consultare tutti i progetti e tutti i documenti pubblicati; Lettore : uno o più utenti identificati che possono consultare specifici progetti o sottoprogetti e relativi documenti pubblicati; Pubblico : uno o più utenti anonimi che possono consultare tutti i progetti ed i documenti pubblici; Sistemista : uno o più utenti identificati che amministra la presente applicazione software.

Rapporto CESI FIN-A2/041380 Pag.7/9 Ciascuna tipologia di utenza è caratterizzata in dettaglio come segue: Amministratore – Può consultare, stampare, creare, modificare, cambiare stato ed assegnare ruoli utente per ogni progetto o sottoprogetto nell’archivio RdS; – Può consultare, stampare, creare, modificare, cambiare stato e cancellare ogni documento nell’archivio RdS; Referente – Associato ad un progetto, può consultare, stampare, modificare e cambiare stato al progetto, ai relativi sottoprogetti e documenti; – Può inoltre creare e cancellare documenti nell’ambito del progetto e dei relativi sottoprogetti; – Può consultare, stampare, scaricare i documenti pubblici di ogni progetto e sottoprogetto RdS; Esecutore – Associato ad un sottoprogetto, può consultare, stampare, modificare e cambiare stato al sottoprogetto ed ai relativi documenti; – Può creare e cancellare documenti del sottoprogetto; – Può consultare, stampare, scaricare i documenti pubblici di ogni progetto e sottoprogetto RdS; Committente – Può consultare, stampare, scaricare i documenti pubblici e riservati di ogni progetto e sottoprogetto RdS; Lettore – Può consultare, stampare, scaricare i documenti pubblici e riservati di un progetto o di un sottoprogetto al quale è stato abilitato ad accedere; Pubblico – Può consultare, stampare, scaricare i documenti pubblici di ogni progetto e sottoprogetto RdS; Sistemista – Può modificare l’applicazione software; – Può creare e cancellare utenti che utilizzano l’applicazione software. 10.3 Riservatezza dei documenti Ogni documento può essere marcato riservato. Come conseguenza il documento non potrà più essere consultabile per l’utente “pubblico”. I documenti di tipo SPR, SAP, SPP e ADO sono per loro natura riservati. 11 FLUSSO TIPICO DI GESTIONE DEI DOCUMENTI L’utente Amministratore crea un progetto e vi associa il Referente. L’utente Amministratore crea uno o più sottoprogetti e vi associa i relativi Esecutori. Il Referente e gli Esecutori completano (o modificano) le informazioni che caratterizzano il progetto o il sottoprogetto di competenza e lo pubblicano. Il Referente e gli Esecutori caricano documenti “bozza” per propria competenza. Completati i documenti, il Referente e gli Esecutori, per propria competenza, modificano lo stato dei documenti in “ufficiale”. Il Referente e gli Esecutori caricano documenti “pubblicati” per propria competenza. In archivio RdS viene conservata solo l’ultima revisione di ogni documento.

Rapporto CESI FIN-A2/041380 Pag.8/9 12 DIVULGAZIONE DELLE INFORMAZIONI Per facilitare la divulgazione delle informazioni, la presente applicazione software verrà integrata nel sito web Internet della Ricerca di Sistema dove verranno pubblicati tutti i documenti e tutte le informazioni relative ai progetti e ai sottoprogetti. Sono previste tre modalità di navigazione: 1. elenco dei progetti e relativi sottoprogetti, dal dettaglio dei quali poter accedere ai relativi documenti in funzione della riservatezza del documento; 2. ricerca dei progetti e sottoprogetti, basata sulle informazioni descrittive, per poi ritornare alla navigazione del punto precedente; 3. ricerca diretta dei documenti basata sulle informazioni descrittive e sul contenuto del documento. 12.1 Ricerca e visualizzazione di un documento (file) L’utente deve poter selezionare un documento sulla base delle seguenti informazioni: 1. Progetto; 2. Titolo; 3. Protocollo; 4. Anno; 5. Autore; 6. Società e Struttura referente; 7. Tipologia di documento. 8. “testo” presente nel contenuto testuale dei documenti pubblicati in archivio RdS; Tutte queste scelte devono operare tra loro secondo la modalità booleana “AND”. Verrà visualizzato un elenco di documenti (files) che soddisfano i criteri di ricerca, e per ogni documento verrà visualizzato anche il titolo. La scelta del documento produrrà la visualizzazione delle informazioni descrittive dettagliate con la possibilità di visualizzarne il contenuto in un formato, tra quelli messi a disposizione dal sistema Hummingbird DOCSFusion. Occorre anche che, a partire dal documento visualizzato, l’utente possa accedere al progetto o sottoprogetto di riferimento in modo da poter risalire all’intera documentazione del progetto o del sottoprogetto. Per ragioni di riservatezza, attualmente la visualizzazione del contenuto dei documenti “pubblici” è inibita e dovrà essere sostituita da un avviso che obbliga momentaneamente l’utente a richiedere il documento alla redazione del sito della Ricerca di Sistema. 12.2 Ricerca e visualizzazione di un progetto L’utente deve poter selezionare un progetto e/o un sottoprogetto sulla base delle seguenti informazioni: 1. Aree tematiche – l’utente deve poter selezionare tutti i progetti associati ad una area di livello 1, ad un tema o ad un sottotema; 2. Acronimo; 3. Anno inizio; 4. Anno termine; 5. Società e Struttura referente; 6. “testo” contenuto nei campi informativi Titolo e Obiettivi. Tutte queste scelte devono operare tra loro secondo la modalità booleana “AND”. Verrà visualizzato un elenco di progetti e sottoprogetti (con i rispettivi obiettivi) che soddisfano i criteri di ricerca.

Rapporto CESI FIN-A2/041380 Pag.9/9 La scelta del progetto visualizzerà le informazioni che lo descrivono e la struttura ad albero del progetto nella forma seguente: Da questi elementi, leggendo la descrizione degli obiettivi, l’utente può accedere al dettaglio del progetto/sottoprogetto e successivamente ai relativi documenti. Acronimo progetto descrizione Obiettivi Acronimo sottoprogetto descrizione Obiettivi Acronimo sottoprogetto descrizione Obiettivi Acronimo sottoprogetto descrizione Obiettivi

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